أغلب العملاء لا يتركون شركة التسويق لأن النتيجة سيئة، بل لأنهم لا يرونها. تقرير من عشرين صفحة مليء بأرقام المنصات لا يقرأه أحد، ثم يأتي السؤال في الشهر الثالث: «ماذا فعلتم هذا الشهر؟». والمشكلة هنا ليست في الشغل، بل في طريقة عرضه.
في هذا المقال نشرح قالب التقرير الشهري للعميل في الـ social media: ما الأقسام الستة التي يحتاجها، وكيف تكتب النتيجة في سطر واحد، وأي ثلاثة أرقام تختار، وكم صفحة يكون التقرير، وكيف تجهّزه كل شهر دون أن يأخذ يومًا كاملًا من فريقك.
لو تريد القالب جاهزًا للتعبئة، حمّل ملف التقرير الشهري الذي يقرأه العميل في دقيقتين مجانًا: صفحة تشرح كل قسم، وصفحة فيها القالب نفسه.
لماذا لا يقرأ العميل التقرير الشهري؟
لأن أغلب التقارير مكتوبة بلغة المنصات وليس بلغة العميل. صاحب القرار يقرأ أول سطر، فإذا وجد Reach وImpressions ونسب تفاعل لا يعرف ماذا تعني لمبيعاته، يغلق الملف. التقرير الذي يُقرأ يبدأ بالنتيجة التي تهم العميل، ويكتفي بأرقام قليلة يفهمها، ويقول ماذا بعد.
وهناك تكلفة أخرى لا تظهر: التقرير الطويل يأخذ ساعات من مدير الحساب كل شهر، لكل عميل. نسخ أرقام من كل منصة، وتصوير شاشات، وتنسيق صفحات. وكل هذا الجهد يذهب في ملف لا يُفتح إلا للحظات.
ما الذي يجب أن يحتويه التقرير الشهري للعميل؟
ستة أقسام في صفحة واحدة: النتيجة في سطر واحد، وثلاثة أرقام مقارنة بالشهر السابق، وما نجح ولماذا، وما لم ينجح وماذا غيّرتم، وخطة الشهر القادم، وما تحتاجه من العميل بتاريخ محدد. أي رقم آخر يذهب إلى ملحق لمن يريد التفاصيل، ولا يزاحم الصفحة الأولى.
- النتيجة في سطر واحد: جملة بلغة العميل في أول الصفحة، مثل «الرسائل من الإعلانات زادت 32%، وتكلفة الرسالة نزلت 18%».
- ثلاثة أرقام فقط: تختارها مع العميل من بداية التعاقد، وبجانب كل رقم الشهر السابق والتغيير.
- ما نجح ولماذا: أفضل ثلاثة منشورات أو إعلانات، وسبب نجاح كل واحد منها.
- ما لم ينجح وماذا غيّرنا: شيء واحد بصراحة، وما فعلتموه بعده. العميل يثق في التقرير الذي يعترف بالخطأ، أما التقرير الذي كله نجاح فيبدو مكتوبًا للبيع.
- خطة الشهر القادم: ثلاث نقاط واضحة، يمكن قياسها في التقرير التالي.
- ما نحتاجه منكم، بتاريخ: مثل صور المنتج الجديد قبل يوم 10، والموافقة على العرض قبل يوم 15. هكذا يصبح أي تأخير من العميل مكتوبًا، فلا يُحسب عليك.
ويمكنك أن تضيف في الأسفل سطرًا اختياريًا عن شغل الفريق هذا الشهر: عدد المنشورات التي سلّمتها مقابل المتفق عليه، أو عدد جولات التعديل. هذا يوضح للعميل قيمة ما يدفعه.
كيف تكتب «النتيجة في سطر واحد»؟
اكتب جملة واحدة تجيب عن سؤال العميل: ماذا تغيّر في شغلي هذا الشهر؟ ابدأ بالرقم الذي يهمه هو، مثل الرسائل أو الطلبات أو الحجوزات، واذكر اتجاهه مقارنة بالشهر السابق. لا تبدأ بالـ Reach ولا بعدد المتابعين، ولا تكتب أكثر من سطر. إذا احتجت فقرة، فالنتيجة ليست واضحة بعد.
قارن بين صيغتين لنفس الشهر:
- بلغة المنصات: «وصلت المنشورات إلى 460 ألف شخص، ومعدل التفاعل 4.9%».
- بلغة العميل: «الرسائل من الإعلانات زادت 32%، وتكلفة الرسالة نزلت 18%».
الصيغة الأولى صحيحة، لكن العميل لا يعرف هل هي جيدة أم لا. الصيغة الثانية يفهمها صاحب المطعم أو العيادة أو المتجر فورًا، لأنها تتكلم عن شيء يعدّه بنفسه.
وإذا كان الشهر سيئًا، لا تخفِ ذلك في السطر الأول. اكتبه بوضوح، وأشر إلى قسم «ما لم ينجح» حيث تشرح السبب وما غيّرتموه. العميل سيرى الأرقام في النهاية، والأفضل أن يراها منك أنت.
أي ثلاثة أرقام تضع في تقرير الـ social media؟
ضع الأرقام الثلاثة التي ترتبط مباشرة بهدف العميل، واتفق عليها معه في أول شهر. مطعم يهمه عدد الحجوزات والرسائل، ومتجر إلكتروني يهمه الطلبات وتكلفة الطلب، وعيادة يهمها عدد المواعيد. ثلاثة أرقام تُحفظ وتُقارن كل شهر، أما عشرون رقمًا فتُنسى.
بجانب كل رقم ضع ثلاث خانات: هذا الشهر، والشهر السابق، والتغيير. هذا الجدول الصغير هو قلب التقرير، لأنه يجعل العميل يرى الاتجاه وليس رقمًا معزولًا.
أما الأرقام الأخرى، مثل الـ Reach والـ Impressions ونمو المتابعين ومعدل التفاعل، فمكانها الملحق. هي مهمة لفريقك ليقيس أداء المحتوى، ولبعض العملاء الذين يحبون التفاصيل، لكنها ليست ما يقرأه صاحب القرار أولًا.
الأرقام في الصورة مثال توضيحي لعميل افتراضي، وليست نتيجة حقيقية.
كم صفحة يجب أن يكون التقرير الشهري للعميل؟
صفحة واحدة للعميل، وملحق اختياري لمن يريد التفاصيل. الصفحة الأولى يجب أن تُقرأ في دقيقتين من الهاتف: النتيجة، والأرقام الثلاثة، وما نجح وما لم ينجح، والخطة، وما تحتاجه منه. إذا لم يتسع شيء في الصفحة، فهو غالبًا ليس مهمًا لصاحب القرار.
والصفحة الواحدة تفيد فريقك أيضًا. عندما يعرف مدير الحساب أن أمامه ستة أقسام فقط، يكتب التقرير أسرع، ويفكر في الرسالة قبل الأرقام. وكثير من العملاء سيقرأون الصفحة على WhatsApp أو في البريد، وليس على شاشة كبيرة.
كيف تجهّز التقرير الشهري بسرعة كل شهر؟
اجعل الأرقام تُجمع وحدها، واحتفظ بوقت فريقك للكتابة. في Upcycle، يجمع «تقرير العميل الشهري» أرقام الحسابات المربوطة وما سلّمته مقابل المتفق عليه وأفضل المنشورات في صفحة واحدة، وتضيف أنت ملاحظاتك، ثم تحمّله PDF بشعار شركتك أو تشاركه في بوابة العميل.
الخطوات من داخل مشروع العميل:
- افتح التقرير: من «تسليم التسويق» افتح «السوشيال ميديا»، ثم «التحليلات والتقارير»، ثم «تقرير العميل الشهري»، واختر الشهر. يمكنك الرجوع حتى اثني عشر شهرًا.
- راجع الأرقام: «ملخص الشهر» فيه المتابعون والوصول ومعدل التفاعل وعدد المنشورات، مع المقارنة بالشهر السابق، ثم «التسليمات» و«أداء المنصات» و«أبرز المنشورات».
- اكتب النتيجة والتوصيات: في خانة «ملاحظات وتوصيات الشركة» اكتب السطر الأول والخطة وما تحتاجه من العميل. أو اضغط «اكتب بالذكاء الاصطناعي» لتحصل على مسودة من أرقام الشهر، ثم راجعها واحفظها.
- اختر الأقسام: تحت «ما يتضمنه تقرير العميل» علّم الأقسام التي تريدها واسحبها لترتيبها، مثل وضع ملاحظاتك في الأعلى.
- أرسله: «تحميل PDF» لتحصل على الملف، أو «مشاركة في بوابة العميل» ليظهر في مستنداته في مجلد «تقارير السوشيال ميديا».
ملاحظة مهمة: أرقام Upcycle هي أرقام المنصات، مثل الوصول والتفاعل. أما الأرقام التي تخص عمل العميل نفسه، مثل الحجوزات أو المبيعات، فتكتبها أنت في الملاحظات. لذلك اتفق مع العميل من البداية على كيف تعرفها كل شهر. التفاصيل في تجهيز تقرير العميل الشهري ومشاركته.
متى ترسل التقرير الشهري للعميل؟
في يوم ثابت من أول أسبوع في الشهر، وليكن نفس اليوم كل شهر. الموعد الثابت يجعل التقرير جزءًا من الخدمة يتوقعه العميل، ويمنع سؤال «فين التقرير؟». واكتب هذا الموعد في العقد مع العميل، بجانب قائمة الأرقام الثلاثة التي اتفقتم عليها.
وفي Upcycle يمكنك أن تجعل الإرسال تلقائيًا: من «التقرير الشهري يُرسل تلقائياً» فعّل «أرسله كل شهر»، واكتب بريد العميل، ثم «حفظ». في أول كل شهر يُرسل تقرير الشهر السابق إلى بوابة العميل وإلى البريد ومعه ملف PDF. لكن اكتب ملاحظاتك قبل نهاية الشهر، حتى لا يخرج التقرير بالأرقام وحدها.
ولأن موافقات العميل جزء من أي خطة شهرية، اقرأ أيضًا موافقة العميل على البوستات: من WhatsApp إلى رابط واحد. ولتعرف هل الساعات التي يأخذها التقرير والاجتماعات تأكل ربحك من العميل، جرّب حاسبة ربح العميل المجانية واقرأ حساب ربح العميل في شركة التسويق.
أسئلة شائعة
هل قالب التقرير الشهري مجاني؟
نعم. ملف التقرير الشهري الذي يقرأه العميل في دقيقتين مجاني بصيغة PDF: صفحة تشرح الأقسام، وصفحة فيها القالب جاهزًا للنسخ والتعبئة.
ما الفرق بين التقرير الشهري وتقرير الأداء اليومي؟
تقرير الأداء اليومي أو الأسبوعي لفريقك، ليعرف أي محتوى ينجح ويعدّل بسرعة. التقرير الشهري للعميل، وهدفه أن يفهم النتيجة ويثق في الخطة. لذلك الأول مليء بالأرقام، والثاني قصير.
هل أضع أرقام الإعلانات في نفس تقرير الـ social media؟
إذا كانت الإعلانات جزءًا من خدمتك، فنعم، ضع نتيجتها في السطر الأول وضمن الأرقام الثلاثة إذا كانت هي ما يهم العميل. وفي Upcycle يوجد تقرير منفصل للإعلانات يمكنك إرساله أيضًا، راجع إرسال تقرير الإعلانات للعميل.
ماذا أكتب إذا كانت نتائج الشهر سيئة؟
اكتبها بوضوح في السطر الأول، ثم اشرح السبب في «ما لم ينجح» وماذا غيّرتم، وضع خطة الشهر القادم. العميل يتقبل شهرًا ضعيفًا مع خطة واضحة أكثر من تقرير يخفي النتيجة.
في أي خطة يتوفر تقرير العميل الشهري في Upcycle؟
مساحة الـ social media، ومعها تقرير العميل الشهري، متاحة من خطة Company وما فوقها. والحسابات الجديدة تبدأ بتجربة مجانية 14 يومًا. ابدأ من صفحة التسجيل.
فريق Upcycle
