في أغلب شركات التسويق، موافقة العميل على البوستات تحدث هكذا: صورة الـ design تُرسل على WhatsApp، والعميل يرد بعد ساعات برسالة صوتية، وشخص آخر من فريقه يكتب رأيًا مختلفًا في الجروب، ثم يُنشر المنشور ويقول أحدهم: «مين وافق على النسخة دي؟».
في هذا المقال نشرح لماذا تضيع موافقة العميل على البوستات في WhatsApp، وما شكل الطريقة الأفضل، وكيف يعمل رابط الموافقة في Upcycle خطوة بخطوة، وماذا يرى العميل عندما يفتحه، وكيف تنقل عملاءك إليه دون إحراج.
لماذا تضيع موافقة العميل على البوستات في WhatsApp؟
لأن WhatsApp مكان للكلام وليس سجلًا للقرارات. الموافقة تختفي بين عشرات الرسائل، وتأتي أحيانًا من أكثر من شخص، ولا يظهر عليها أي نسخة من الـ design كانت المقصودة. وإذا ترك الموظف المسؤول الشركة، قد تذهب المحادثات معه على هاتفه الشخصي، ومعها دليل الموافقة.
والنتيجة ليست مجرد فوضى. منشور يتأخر لأن أحدًا لم يرد، أو يُنشر بنسخة قديمة، أو يتحول إلى خلاف في آخر الشهر حول ما اتفقتم عليه. وكل جولة ملاحظات متفرقة تعني ساعات إضافية من فريق الـ design لا تظهر في السعر.
ما أفضل طريقة لموافقة العميل على البوستات؟
أفضل طريقة أن يكون لكل منشور رابط موافقة واحد. العميل يفتحه، يرى المنشور كما سيظهر على المنصة، ويضغط «موافقة» أو «طلب تعديلات» مع ملاحظاته. القرار يُحفظ مع المنشور نفسه، فيعرف الفريق فورًا ما المعتمد وما المطلوب تعديله، ولا يحتاج أحد إلى البحث في المحادثات.
هذه الطريقة تحل ثلاث مشاكل في وقت واحد:
- من وافق؟ الرابط مخصص لجهة اتصال محددة عند العميل، فالقرار مسجل باسمها.
- على أي نسخة؟ الموافقة مربوطة بالمنشور نفسه، وليس بصورة أُرسلت في محادثة.
- ماذا بعد؟ المنشور المعتمد ينتقل إلى الخطوة التالية تلقائيًا، والمطلوب تعديله يرجع للفريق ومعه الملاحظة.
كيف يعمل رابط موافقة العميل في Upcycle؟
تكتب المنشور في تقويم المحتوى داخل مشروع العميل، ويراجعه فريقك داخليًا إذا أردت، ثم تضغط «إرسال للعميل». بعدها تظهر جهات اتصال العميل في المنشور، فتضغط «إرسال عبر واتساب» لترسل له رابط الموافقة برسالة جاهزة، أو «نسخ الرابط» لترسله بأي طريقة أخرى. كل ذلك من شاشة المنشور نفسها.
الخطوات بالتفصيل:
- افتح مشروع العميل: من «المشاريع» اختر المشروع، ثم من «تسليم التسويق» افتح «السوشيال ميديا» ثم «المحتوى والتقويم».
- افتح المنشور: اضغط المنشور لتفتح تفاصيله.
- المراجعة الداخلية (اختيارية): اضغط «إرسال للمراجعة»، ويضغط المراجع من فريقك «اعتماد داخلي» فيذهب المنشور للعميل.
- الإرسال للعميل مباشرة: أو اضغط «إرسال للعميل».
- أرسل الرابط: تحت «أرسل للعميل رابط موافقة بضغطة واحدة» اختر جهة الاتصال، ثم «إرسال عبر واتساب» أو «نسخ الرابط».
- تابع من تبويب الموافقات: فيه أربع قوائم: «مراجعة داخلية» و«بانتظار العميل» و«تعديلات مطلوبة» و«معتمد مؤخرًا».
قبل أن تبدأ، يجب أن يكون المشروع مرتبطًا بعميل، وأن يكون للعميل جهة اتصال واحدة على الأقل لها دخول إلى بوابة العميل. راجع إعطاء العميل صلاحية الدخول إلى بوابة العملاء ثم إرسال المنشورات للعميل للموافقة. ولكتابة المنشور وجدولته من الأساس، راجع كتابة منشور وجدولته.
هل تحتاج مراجعة داخلية قبل إرسال المنشور للعميل؟
في أغلب الشركات نعم. المراجعة الداخلية تعني أن مدير الحساب أو قائد الفريق يرى المنشور قبل العميل، فيصلح الأخطاء الواضحة في النص أو الصورة أو الموعد. هذا يقلل جولات التعديل مع العميل، لأن أول نسخة يراها تكون أقرب لما يريد، ويحمي صورة شركتك أمامه.
في Upcycle الخطوتان، «مراجعة داخلية قبل العميل» و«اعتماد العميل عبر البوابة»، تعملان افتراضيًا، ويمكنك إيقاف أي منهما لكل عميل من «المزيد» ثم «الخطة والاستراتيجية». مثلًا، عميل صغير يثق في فريقك قد يكفيه اعتماد داخلي فقط، بينما عميل كبير يحتاج الخطوتين. وإذا أوقفت الخطوتين معًا، يمكنك جدولة المنشور مباشرة من المسودة.
ماذا يرى العميل على رابط الموافقة؟
يرى العميل صفحة واحدة واضحة: نوع العمل وحالته ورقم الجولة، مثل «الجولة 1 من 2»، وتاريخ الطلب والموعد النهائي، ومعاينة لكيف سيظهر المنشور على كل منصة، ثم خانة «ملاحظاتك للفريق» وزرّي «موافقة» و«طلب تعديلات»، ومعهما خيار الرفض. لا يحتاج إلى تثبيت أي تطبيق.
والبوابة تظهر للعميل باسم شركتك وشعارها، وليس باسم Upcycle، فيرى العميل أن الموافقة جزء من خدمتك أنت.
ماذا يحدث بعد موافقة العميل أو طلبه تعديلات؟
إذا وافق العميل وكان موعد نشر المنشور في المستقبل، يصبح المنشور «مجدول» تلقائيًا دون أن يتدخل أحد. وإذا طلب تعديلات، ينتقل المنشور إلى قائمة «تعديلات مطلوبة» ومعه ملاحظة العميل، فيعدّله الفريق ويرسله مرة أخرى. وفي الحالتين يبقى القرار محفوظًا في سجل المنشور.
وهناك تفاصيل صغيرة توفر عليك متابعة كثيرة:
- تجاوز المهلة: المنشور الذي ينتظر أكثر من مهلة رد العميل تظهر عليه علامة «تجاوز المهلة»، وتحدد المهلة بنفسك من «الخطة والاستراتيجية».
- الموافقة خارج البوابة: إذا وافق العميل في مكالمة أو محادثة، اضغط «اعتمده العميل خارج البوابة» لتسجيل الموافقة، حتى يبقى السجل كاملًا.
- أرقام الموافقات: تبويب «الموافقات» يعرض نسبة الاعتماد من أول مرة، ومتوسط مدة اعتماد العميل. هذان الرقمان يخبرانك أي عميل يحتاج حديثًا عن طريقة إرسال ملاحظاته.
والبوابة لا تقتصر على البوستات. نفس صفحة «الموافقات» عند العميل تجمع أيضًا ما ترسله له من المشروع للموافقة، مثل المخرجات والبريفات وخطط الإعلانات. راجع إرسال الشغل للعميل للاعتماد ومعرفة رده.
هل يحتاج العميل حسابًا أو كلمة مرور ليوافق؟
لا. رابط الموافقة يفتح المنشور مباشرة بدون كلمة مرور، وهو مخصص لجهة الاتصال التي أرسلته لها ولهذا المنشور فقط، ويعمل لمدة 14 يومًا. لكن يجب أن تضيف جهة الاتصال هذه أولًا كمستخدم في بوابة العميل، حتى يظهر اسمها تحت المنشور وتستطيع إرسال الرابط لها.
ملاحظة عملية: زر «إرسال عبر واتساب» يفتح WhatsApp على جهازك برسالة جاهزة فيها الرابط، وأنت من يضغط إرسال. لذلك تأكد أنك ترسله من رقم الشركة الذي يعرفه العميل.
كيف تنقل عملاءك من WhatsApp إلى رابط الموافقة؟
ابدأ بعميل واحد، وأرسل له أول رابط مع رسالة قصيرة تشرح الفائدة له: ملاحظاته لن تضيع، والنشر لن يتأخر. ثم اكتب في العقد أن الموافقة الرسمية تكون عبر رابط المراجعة، حتى لا تُعتبر الملاحظات المتفرقة في الجروب جولة تعديل. بعد أسبوعين سيصبح الرابط هو الطريقة العادية.
مثال لرسالة أول مرة، عدّلها بلهجتك:
«أهلًا أستاذ خالد، من النهارده هنبعتلك كل بوست برابط واحد. تفتحه، تشوف البوست زي ما هيظهر على Instagram وFacebook، وتضغط موافقة أو تكتب ملاحظاتك. كده ملاحظاتك كلها في مكان واحد، والبوست ينزل في ميعاده.»
ثلاث نصائح تجعل الانتقال أسهل:
- حدد شخصًا واحدًا للموافقة عند العميل، وأضفه وحده في البداية. يمكن إضافة زملائه لاحقًا من البوابة.
- اربط الرابط ببند في العقد: بند «قناة الموافقة الرسمية» و«مدة الرد» في ملف بنود التعديلات والموافقات والدفع المجاني يجعل الرابط جزءًا من الاتفاق، وليس طلبًا منك.
- حدد عدد جولات التعديل: شرحنا كيف تختار الرقم وكم تكلفك الجولات الزيادة في مقال كيف تحدد عدد التعديلات في عقد التصميم.
وتذكر أن كل جولة ملاحظات متفرقة ساعات من فريقك. لترى أثرها على ربح كل عميل، جرّب حاسبة ربح العميل المجانية، واقرأ حساب ربح العميل في شركة التسويق. ولتعرف أين تقع الموافقات بين باقي ما تحتاجه شركة التسويق، اقرأ برنامج إدارة شركات التسويق: ماذا تحتاج فعلًا؟
أسئلة شائعة
هل يحتاج العميل تحميل تطبيق ليوافق على البوستات؟
لا. يفتح العميل رابط الموافقة من المتصفح على هاتفه أو الكمبيوتر، بدون تطبيق وبدون كلمة مرور، ويضغط «موافقة» أو «طلب تعديلات».
كم مدة صلاحية رابط الموافقة؟
14 يومًا. والرابط يعمل لجهة الاتصال التي أُرسل لها ولهذا المنشور فقط، فلا يستطيع شخص آخر استخدامه للموافقة على منشورات أخرى.
ماذا لو وافق العميل في مكالمة أو على WhatsApp؟
اضغط «اعتمده العميل خارج البوابة» في المنشور، فتُسجّل الموافقة ويكمل المنشور طريقه، ويبقى السجل كاملًا.
هل يرى العميل اسم Upcycle في البوابة؟
البوابة تعرض اسم شركتك وشعارها. وتظهر في أسفلها عبارة «تعمل بواسطة Upcycle»، ويمكن إخفاؤها في خطة Enterprise.
في أي خطة تتوفر موافقة العميل بالرابط؟
بوابة العميل متاحة من خطة Starter، أما مساحة الـ social media وموافقة العميل بالرابط فمن خطة Company وما فوقها. والحسابات الجديدة تبدأ بتجربة مجانية 14 يومًا. ابدأ من صفحة التسجيل.
فريق Upcycle
