بدل الاعتماد عبر رسائل متفرقة، تسجّل ما ستسلّمه للعميل كمخرج داخل المشروع، وترسله للقبول. العميل يرد من البوابة بضغطة، وردّه يُحفظ في سجل المشروع.
قبل ما تبدأ
- العميل له مستخدم في بوابة العملاء.
- المشروع مرتبط بهذا العميل.
الخطوات
- افتح المشروع، ومن قائمة المشروع تحت التنفيذ اختر المخرجات.
- اضغط إضافة مخرج. اكتب اسم المخرج، واختر النوع والمسؤول وتاريخ الاستحقاق، واكتب معايير القبول (كل معيار في سطر). ثم اضغط حفظ.
- لما يجهز الشغل، افتح قائمة الإجراءات بجوار المخرج واختر تسليم للقبول، ثم أكّد. تتحول حالته إلى مُسلَّم.
- بلّغ العميل أن عنده شيئًا ينتظر اعتماده.
ما يفعله العميل
- يفتح البوابة ثم الموافقات. يجد المخرج تحت مخرجات بانتظار اعتمادك.
- يضغط مراجعة، ثم يختار موافقة أو طلب تعديلات.
- عند طلب تعديلات يكتب المطلوب (الكتابة إلزامية)، ثم يضغط إرسال طلب التعديل. وعند الموافقة يضغط تأكيد الاعتماد.
بعد رد العميل
- ترجع لصفحة المخرجات: الحالة أصبحت معتمد أو يحتاج تعديلًا، وتعليق العميل محفوظ في ملاحظات المخرج.
- لو طلب تعديلات، نفّذها ثم اختر تسليم للقبول مرة أخرى.
معلومات مهمة
- مدير المشروع يصله إشعار بقرار العميل. تقدر توقف هذا من الإعدادات ثم بوابة العملاء ثم قواعد الموافقة.
- العميل يرى في صفحة المشروع بالبوابة كل مخرجات المشروع وحالتها، حتى التي لم تُسلَّم بعد. اكتب أسماءها بشكل واضح يناسب العميل.
- مستخدم البوابة الذي دوره مطّلع يرى المخرجات ولا يقدر يعتمد.
- لو العميل وافق بالهاتف أو في اجتماع بعد التسليم، سجّل القرار بنفسك: من إجراءات المخرج اختر قرار القبول.
- المخرج المعتمد تقدر ترجعه للشغل بـ إعادة فتح.
- منشورات السوشيال ميديا والبريفات وخطط الإعلانات التي ترسلها للعميل من أدوات التسويق تظهر له في نفس صفحة الموافقات، ويقدر يعتمد أكثر من منشور مرة واحدة ويكتب تعليقاته.